Những điểm mới quy định tại Nghị định số 30/2020/NĐ-CP về công tác văn thư
Tin tức   14:12 | 20/04/2020
Ngày 05/3/2020, Chính phủ đã ban hành Nghị định số 30/2020/NĐ-CP về công tác văn thư nhằm hoàn thiện hệ thống pháp luật về văn thư, đáp ứng các yêu cầu về cải cách hành chính trong giai đoạn hội nhập.

Nghị định số 30/2020/NĐ-CP quy định chi tiết về công tác văn thư và quản lý nhà nước về công tác văn thư gồm: Soạn thảo, ký ban hành văn bản hành chính; quản lý văn bản; lập hồ sơ và nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ cơ quan; quản lý, sử dụng con dấu và thiết bị lưu khóa bí mật trong công tác văn thư.

Sau đây là một số quy định mới tại Nghị định này:

1. Về phạm vi điều chỉnh:
           Nghị định này bổ sung nội dung quản lý và sử dụng thiết bị lưu khóa bí mật trong công tác văn thư. Đây là thiết bị vật lý chứa khóa bí mật và chứng thư số của cơ quan tổ chức và dùng để ký số trên văn bản điện tử của cơ quan tổ chức theo quy định của pháp luật.

2. Về văn bản điện tử và giá trị pháp lý của văn bản điện tử trong quá trình hoạt động và giao dịch của các cơ quan t chức:

- Theo đó: “Văn bản điện tử” là văn bản dưới dạng thông điệp dữ liệu được tạo lập hoặc được số hóa từ văn bản giấy và trình bày đúng thể thức, kỹ thuật, định dạng theo quy định.

- “Văn bản điện tử” có giá trị pháp lý như văn bản giấy khi đáp ứng các điều kiện:

+ Được ký số bởi người có thẩm quyền và ký số của cơ quan, tổ chức theo quy định của pháp luật;

+ Chữ ký số trên văn bản điện tử phải đáp ứng đầy đủ các quy định của pháp luật.

3. Về số lượng văn bản hành chính:
         Gồm 29 loại văn bản
. So với Nghị định 09/2010/NĐ-CP đã bỏ 04 loại văn bản sau: bản cam kết, giấy chứng nhận, giấy đi đường, giấy biên nhận hồ sơ; đồng thời bổ sung thêm 01 loại văn bản phiếu báo.

Việc quy định số lượng, tên loại văn bản hành chính cụ thể giúp chúng ta phân biệt được chính xác giữa văn bản hành chính với các hình thức văn bản quy phạm pháp luật và văn bản chuyên ngành, từ đó, xác định được phạm vi, hiệu lực của văn bản hành chính trong việc tổ chức thực hiện.

4. Về soạn thảo và kiểm tra văn bản trước khi ký ban hành:

- Nghị định quy định rõ đối với các văn bản có phần căn cứ ban hành thì phần căn cứ được in nghiêng; số trang của văn bản được đánh từ trang thứ 2 trở đi canh giữa lề trên của văn bản.

 - Cụ thể hóa việc “Cá nhân được giao nhiệm vụ soạn thảo văn bản chịu trách nhiệm trước người đứng đầu đơn vị và trước pháp luật về bản thảo văn bản trong phạm vi chức trách, nhiệm vụ được giao”, đồng thời quy định “Người đứng đầu đơn vị soạn thảo văn bản phải kiểm tra và chịu trách nhiệm trước người đứng đầu cơ quan, tổ chức và trước pháp luật về nội dung văn bản”.

- Người được giao trách nhiệm kiểm tra thể thức, kỹ thuật trình bày văn bản phải kiểm tra và chịu trách nhiệm trước người đứng đầu cơ quan, tổ chức và trước pháp luật về thể thức, kỹ thuật trình bày văn bản. Trước đây theo quy định tại Nghị định 09/2010/NĐ-CP thì Chánh Văn phòng phải kiểm tra và chịu trách nhiệm về thể thức, kỹ thuật trình bày văn bản.

5. Về ký ban hành văn bản:

- Người ký văn bản phải chịu trách nhiệm trước pháp luật về văn bản do mình ký ban hành. Người đứng đầu cơ quan, tổ chức phải chịu trách nhiệm trước pháp luật về toàn bộ văn bản do cơ quan, tổ chức ban hành.

- Đối với văn bản giấy, khi ký văn bản dùng bút có mực màu xanh, không dùng các loại mực dễ phai.

- Đối với văn bản điện tử, người có thẩm quyền thực hiện ký số. Vị trí, hình ảnh chữ ký số theo quy định tại Phụ lục I Nghị định 30/2020/NĐ-CP

6. Sao văn bản
          Điểm mới trong việc sao văn bản tại Nghị định này quy định các loại bản sao từ giấy sang điện tử và từ điện tử sang giấy, cách thức sao văn bản và thẩm quyền sao văn bản bao gồm:
           - Hình thức và các bản sao:

+ Sao y từ văn bản điện tử sang văn bản giấy được thực hiện bằng việc in từ bản gốc văn bản điện tử ra giấy; Sao y từ văn bản giấy sang văn bản điện tử được thực hiện bằng việc số hóa văn bản giấy và ký số của cơ quan, tổ chức;

+ Sao lục từ văn bản giấy sang văn bản điện tử; sao lục từ văn bản điện tử sang văn bản giấy và được thực hiện bằng việc in, chụp từ bản sao;

+ Trích sao từ văn bản giấy sang văn bản giấy; trích sao từ văn bản giấy sang văn bản điện tử; trích sao từ văn bản điện tử sang văn bản điện tử; trích sao từ văn bản điện tử sang văn bản giấy.

- Thẩm quyền sao văn bản:

Người đứng đầu cơ quan, tổ chức quyết định việc sao văn bản do cơ quan, tổ chức ban hành, văn bản do các cơ quan, tổ chức khác gửi đến và quy định thẩm quyền ký các bản sao văn bản.

7. Về các trường hợp phải viết hoa:

Về cơ bản, Nghị định 30 kế thừa các quy định viết hoa tại các quy định trước đây như các trường hợp viết hoa vì phép đặt câu; danh từ riêng chỉ tên người, tên địa lý; tên cơ quan, tổ chức, các trường hợp khác… Bài viết chỉ tập trung nêu ra một số điểm khác biệt về viết hoa tại Nghị định 30 so với quy định trước đây, cụ thể:

8. Về chữ ký số:

Chữ ký số của người có thẩm quyền và chữ ký số của cơ quan, tổ chức trên văn bản điện tử được thực hiện cơ bản như Thông tư 01/2019/TT-BNV, cụ thể:

- Hình ảnh, vị trí chữ ký số của người có thẩm quyền là hình ảnh chữ ký của người có thẩm quyền trên văn bản giấy, màu xanh, định dạng Portable Network Graphics (.png) nền trong suốt; đặt canh giữa chức vụ của người ký và họ tên người ký;

- Hình ảnh, vị trí chữ ký số của cơ quan, tổ chức là hình ảnh dấu của cơ quan, tổ chức ban hành văn bản trên văn bản, màu đỏ, kích thước bằng kích thước thực tế của dấu, định dạng (.png) nền trong suốt, trùm lên khoảng 1/3 hình ảnh chữ ký số của người có thẩm quyền về bên trái.

- Thông tin: tên cơ quan ban hành văn bản; thời gian ký (ngày tháng năm; giờ phút giây; múi giờ Việt Nam theo tiêu chuẩn ISO 8601) được trình bày bằng phông chữ Times New Roman, chữ in thường, kiểu chữ đứng, cỡ chữ 10, màu đen.

Tuy nhiên, Nghị định 30/2020/NĐ-CP cũng có một số điểm mới về thể thức, kỹ thuật trình bày chữ ký số của cơ quan, tổ chức trên văn bản điện tử kèm theo văn bản chính, cụ thể:

- Văn bản kèm theo (phụ lục) cùng tệp tin với nội dung văn bản điện tử, Văn thư cơ quan chỉ thực hiện ký số văn bản và không thực hiện ký số lên văn bản kèm theo;

- Văn bản (phụ lục) không cùng tệp tin với văn bản chính, Văn thư cơ quan thực hiện ký số của cơ quan, tổ chức trên văn bản kèm theo.

+ Vị trí: Góc trên, bên phải, trang đầu của văn bản kèm theo;

+ Hình ảnh chữ ký số của cơ quan, tổ chức: Không hiển thị;

+ Thông tin: số và ký hiệu văn bản; thời gian ký (ngày tháng năm; giờ phút giây; múi giờ Việt Nam theo tiêu chuẩn ISO 8601) được trình bày bằng phông chữ Times New Roman, chữ in thường, kiểu chữ đứng, cỡ chữ 10,màu đen.

Như vậy, theo Nghị định 30, hình ảnh chữ ký số của cơ quan, tổ chức trên văn bản kèm theo văn bản chính không cùng tệp tin với văn bản chính và trên văn bản số hóa sẽ không hiển thị hình ảnh con dấu của cơ quan tổ chức tại vị trí ký số văn bản.

Nghị định số 30/2020/NĐ-CP ngày 05/3/2020 của Chính phủ về công tác văn thư thay thế Nghị định số 110/2004/NĐ-CP ngày 08/4/2004 về công tác văn thư; Nghị định số 09/2010/NĐ-CP ngày 08/02/2010 và có hiệu lực kể từ ngày 05/3/2020.

Được biết, ngày 16/4/2020 vừa qua, Bộ Nội vụ đã ban hành Thông tư 01/2020/TT-BNV về việc bãi bỏ một số văn bản quy phạm pháp luật. Theo đó, Bộ bãi bỏ toàn bộ 03 văn bản quy phạm pháp luật do Bộ trưởng Bộ Nội vụ ban hành hướng dẫn trình bày văn bản hành chính, cụ thể: Thông tư số 01/2011/TT-BNV ngày 19/01/2011 hướng dẫn thể thức và kỹ thuậttrình bày văn bản hành chính; Thông tư số 07/2012/TT-BNV ngày 22/11/2012 hướng dẫn quản lý văn bản, lập hồ sơ và nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ cơ quan và Thông tư 01/2019/TT-BNV ngày 24/01/2019 quy định quy trình trao đổi, lưu trữ, xử lý tài liệu điện tử trong công tác văn thư, các chức năng cơ bản của Hệ thống quản lý tài liệu điện tử trong quá trình xử lý công việc của các cơ quan, tổ chức.

Thông tư có hiệu lực thi hành kể từ ngày 15/6/2020./.

Huỳnh Trúc - VP
Tin khác